حدد قطاع المعاهد الأزهرية ضوابط تشكيل لجان النظام والمراقبة «الكنترول» بالمعاهد الأزهرية خلال امتحانات النقل للمراحل الابتدائية والإعدادية والثانوية، موضحًا شروط اختيار رؤساء وأعضاء اللجان والأعداد المطلوبة وفقًا لعدد الطلاب، إلى جانب ضوابط مشاركة المعلمين والموانع الواجب مراعاتها عند التشكيل.
وبحسب التعليمات المنظمة، يتولى شيخ المعهد رئاسة لجان الامتحانات والإشراف العام عليها داخل المعهد، كما يختار رئيس الكنترول من بين العاملين المشهود لهم بالكفاءة والأمانة والالتزام والانضباط والخبرة، على أن يشارك شيخ المعهد ورئيس الكنترول في اختيار أعضاء لجنة النظام والمراقبة بما يتناسب مع أعداد الطلاب والصفوف الدراسية.
وتتحدد أعداد أعضاء الكنترول وفق المرحلة الدراسية وعدد الطلاب على النحو التالي: عضو واحد لكل 200 طالب في المرحلة الابتدائية، وعضو واحد لكل 100 طالب في المرحلتين الإعدادية والثانوية، مع إضافة عضو مخصص لأعمال الإحصاء.
وشدد القطاع على حظر الجمع بين عضوية الكنترول والاشتراك في أعمال تقدير الدرجات، مع ضرورة مراعاة آخر منشور خاص بصلة القرابة عند إعداد تشكيل لجان النظام والمراقبة، ضمانًا للالتزام بالضوابط المنظمة للمشاركة في أعمال الامتحانات.
كما اشترط الحصول على موافقة مسبقة من موجه المادة المختص عند اختيار أي معلم من معلمي المواد الدراسية التي لها تقدير للمشاركة في عضوية الكنترول أو أعمال الامتحانات، مع استيفاء الاعتماد النهائي من الموجه العام.
ويتم تشكيل لجنة النظام والمراقبة بالمعهد عبر محضر رسمي وفق النموذج المخصص لذلك، على أن يعتمد من الإدارة التعليمية ثم إدارة الامتحانات بمنطقة الأزهر التابع لها المعهد، مع إرفاق المستندات التي تثبت موافقات موجه المادة المختص واعتماد الموجه العام ضمن أوراق تشكيل اللجنة.
وفي ما يتعلق بصلة القرابة، أصدر قطاع المعاهد الأزهرية المنشور رقم 4 لسنة 2026 بتاريخ 19 أبريل 2026، بشأن ضوابط منع مشاركة العاملين في أعمال الامتحانات حال وجود صلة قرابة بأحد الطلاب عن طريق النسب أو المصاهرة، وذلك بموافقة فضيلة الإمام الأكبر شيخ الأزهر.
وتضمن المنشور حظر مشاركة العاملين الذين لديهم أقارب حتى الدرجة الرابعة في أعمال وضع الأسئلة والمطبعة السرية ومراكز توزيع الأسئلة بالنسبة لجميع صفوف النقل والشهادتين الابتدائية والإعدادية، إلا إذا كان الطالب مقيدًا بمنطقة أزهرية أخرى غير المنطقة التي يعمل بها الموظف، كما حظر المشاركة في باقي أعمال الامتحانات لمن له قريب حتى الدرجة الثانية، مع قصر المشاركة على أعمال الملاحظة والتصحيح في صف مخالف بمعهد آخر خلال سنوات النقل، وعلى أعمال الملاحظة فقط بالنسبة للشهادتين الابتدائية والإعدادية.
وشمل المنشور جواز مشاركة الموظف الذي لديه قريب من الدرجة الثالثة فما فوق في أعمال الملاحظة والتصحيح بسنوات النقل داخل المعهد نفسه، بشرط أن تكون المشاركة في صف مخالف للصف المقيد به الطالب، بينما تقتصر المشاركة في الشهادتين الابتدائية والإعدادية على أعمال الملاحظة، مع عدم وجود الطالب في اللجنة التي يشارك فيها الموظف.
أما بالنسبة للشهادة الثانوية، فحظر المنشور مشاركة من له قريب حتى الدرجة الرابعة في أعمال وضع الأسئلة والمطبعة السرية ومراكز توزيع الأسئلة، كما حظر مشاركته في باقي أعمال الامتحانات حال وجود قريب حتى الدرجة الثالثة، وترتفع درجة الحظر إلى الرابعة إذا كانت المشاركة داخل لجنة سير الامتحانات التي يوجد بها الطالب أو في الحجرات الخاصة بالمنطقة المقيد بها الطالب داخل لجنة النظام والمراقبة.